Asistente de Gerente de Oficina

Servicios de terapia del autismo capaz - Asistente del gerente de oficina Descripción del trabajo:

 

Ayudar a administrar el centro con las actividades diarias y apoyar al Gerente de Oficina con objetivos a largo plazo. Capacidad para trabajar de forma independiente y gestionar el equipo diverso con excelentes habilidades interpersonales y capacidad para trabajar con eficacia y compasión. Cumplir con la verificación de antecedentes penales según lo definido por la política de la agencia.

Calificaciones
Para realizar este trabajo con éxito, una persona debe ser capaz de realizar cada deber esencial de manera satisfactoria
·        Excelentes habilidades gerenciales e interpersonales.
·        El individuo debe ser capaz de desempeñar sus funciones con una actitud positiva y servir como un modelo dinámico y positivo para los clientes, empleados y compañeros.
·        Los requisitos que se enumeran a continuación son representativos del conocimiento, la habilidad y/o la habilidad requerida
·        Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales
·        Poseer fuertes habilidades organizativas y administrativas
·        Pensador innovador con flexibilidad para cambiar las prioridades según sea necesario
·        Capacidad de maximizar los recursos para lograr métricas clave.
·        Conocimiento completo de las operaciones basadas en el hogar, la clínica, la escuela y la comunidad, las funciones, y los requisitos de dotación de personal ·        Habilidades analíticas y de resolución de problemas efectivas
·        Certificación RBT válida y activa
·        Preferiblemente bilingüe en español.

CONOCIMIENTOS INFORMÁTICOS 
·        Conocimiento práctico de aplicaciones de software informático como Microsoft Word, Excel, Outlook y PowerPoint
·        Comprensión del uso de la tecnología en los campos clínico o de la salud para realizar un seguimiento de los planes de atención de los clientes, los horarios clínicos, el control del tiempo de los empleados y la facturación |

 

Responsabilidades

·        Responder a las llamadas entrantes, desviar las llamadas a las áreas apropiadas, tomar y transmitir mensajes, y comunicar información general de la clínica al empleado apropiado.

·        Administre empleados, cree horarios, realice un seguimiento del rendimiento y ayude al gerente de oficina con las decisiones de contratación y despido.

·        Llamar o comunicarse con fuentes de referencia para localizar nuevos clientes

·        Ser el principal punto de contacto para todas las consultas de los empleados sobre equipos, mantenimiento de instalaciones y gestión de suministros

·        Interactúe con el público dando la bienvenida y asistiendo a los visitantes, padres a la clínica

·        Identifique los requisitos de mantenimiento y coordine con proveedores externos para realizar las funciones de mantenimiento del edificio

·        Aspire o tire la basura según sea necesario (los días de afuera, el proveedor de limpieza no está aquí)

·        Implementar iniciativas de agradecimiento al personal y compromiso de los empleados bajo la dirección del Gerente de Recursos Humanos o el Gerente de Oficina

·        Garantizar la seguridad de todos los clientes, empleados e invitados

·        Asegurarse de que los empleados tengan información relevante y actualizada para la clínica o la empresa

·        Ayudar a implementar y mantener todas las políticas y procedimientos de la empresa

·        Mantener el horario de la clínica y mantener toda la información precisa para incluir la información de contacto y toda la documentación requerida para las familias y los clientes.

·        Horarios completos para todo el personal clínico y garantizar la conversión oportuna de todas las citas
·        Ayude a contratar nuevos terapeutas, entrevístelos e incorporarlos.

·        Asigne nuevos terapeutas o clientes a las cancelaciones para garantizar la máxima utilización de la autorización

·        Identificar terapeutas sustitutos según sea necesario si está autorizado para un cliente si un empleado no puede cumplir con sus horas de servicio directo programadas. Maximizar la utilización de las horas de terapia autorizadas y la disponibilidad de los empleados.

·        Asegurarse de que las familias tengan todas las políticas de la empresa y la información de contacto de cada clínica

·        Ejecutar informe de nómina

·        Ayudar con la facturación

·        Realice un seguimiento de los beneficios para los empleados

·        Proporcionar orientación a los equipos responsables del procesamiento eficiente y eficaz de la admisión de clientes y la (re)autorización de las fuentes de financiación aplicables para garantizar el inicio y la continuidad oportunos de los servicios al cliente.

·        Proporcionar orientación para las necesidades de contratación y garantizar la colocación oportuna de todos los nuevos empleados

·        Asegurarse de que todos los materiales clínicos se desarrollen y distribuyan a los médicos de manera oportuna.

·        Asegúrese de que todos los materiales y equipos de oficina estén en buen estado y sean atendidos adecuadamente por el personal.
·        Ayudar a los empleados con el laminado, el corte, la preparación de materiales clínicos.

·        Sea puntual, dé ejemplo y asegúrese de que todo el personal esté a tiempo con su hora de inicio y finalización de sus sesiones y/o hora de inicio y finalización. Llega al centro al menos 10 minutos antes de la hora de apertura.

·        Mantener todos los recursos necesarios para que la clínica funcione de manera eficiente, incluidos, entre otros, suministros de oficina, materiales clínicos, mantenimiento de equipos y limpieza de las instalaciones.

·        En caso de cancelaciones de última hora o emergencias, proporcione terapia directa hasta que un terapeuta esté disponible.

·        Ayude a capacitar a los nuevos empleados y terapeutas según sea necesario.

·        Completar cualquier tarea adicional asignada por el Gerente de la Oficina