Asistente de Gerente de Oficina

Servicios de terapia de autismo capaz - Asistente del gerente de oficina Descripción del puesto:

 

Ayudar a administrar el centro con las actividades diarias y apoyar al gerente de oficina con objetivos a largo plazo. Capacidad para trabajar de forma independiente y administrar el equipo diverso con excelentes habilidades interpersonales y capacidad para trabajar de manera efectiva y compasiva. Cumplir con la verificación de antecedentes penales según lo definido por la política de la agencia.

Calificaciones
Para realizar este trabajo con éxito, una persona debe poder realizar cada tarea esencial de manera satisfactoria
·        Excelentes habilidades gerenciales e interpersonales.
·        El individuo debe ser capaz de desempeñar sus funciones con una actitud positiva y servir como un modelo dinámico y positivo para los clientes, empleados y compañeros
·        Los requisitos que se enumeran a continuación son representativos del conocimiento, habilidad y / o habilidad requerida
·        Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales
·        Poseer fuertes habilidades organizativas y administrativas.
·        Conocimiento integral de las operaciones, funciones y requisitos de personal en el hogar, la clínica, la escuela y la comunidad ·        Habilidades analíticas y de resolución de problemas efectivas
·        Certificación RBT válida y activa
·        Se prefiere el español bilingüe.

HABILIDADES INFORMÁTICAS 
·        Conocimiento práctico de aplicaciones de software informático como Microsoft Word, Excel, Outlook y PowerPoint
·        Comprensión del uso de la tecnología en los campos clínicos o de atención médica para realizar un seguimiento de los planes de atención de los clientes, los horarios clínicos, el control del tiempo de los empleados y la facturación.

 

Responsabilidades

·        Responder a las llamadas entrantes, enrutar las llamadas a las áreas apropiadas, tomar y transmitir mensajes y comunicar información general de la clínica al empleado correspondiente.

·        Administre empleados, cree horarios, realice un seguimiento del desempeño y ayude al gerente de oficina con las decisiones de contratación y despido.

·        Llamar o comunicarse con fuentes de referencia para localizar nuevos clientes

·        Ser el principal punto de contacto para todas las consultas de los empleados sobre equipos, mantenimiento de instalaciones y gestión de suministros

·        Interactuar con el público dando la bienvenida y ayudando a los visitantes y padres a la clínica.

·        Identificar los requisitos de mantenimiento y coordinar con proveedores externos para realizar funciones de mantenimiento de edificios

·        Aspire o tire la basura según sea necesario (en los días en que el proveedor de limpieza exterior no está aquí)

·        Implementar iniciativas de agradecimiento al personal y compromiso de los empleados bajo la dirección del Gerente de Recursos Humanos o del Gerente de Oficina

·        Garantizar la seguridad de todos los clientes, empleados e invitados

·        Asegúrese de que los empleados tengan información relevante y actualizada para la clínica o la empresa

·        Ayudar a implementar y mantener todas las políticas y procedimientos de la empresa.

·        Mantener el horario de la clínica y mantener toda la información precisa para incluir la información de contacto y toda la documentación requerida para las familias y los clientes.

·        Horarios completos para todo el personal clínico y garantizar la conversión oportuna de todas las citas
·        Ayude a contratar nuevos terapeutas, entrevístelos e incorpórelos.

·        Asigne nuevos terapeutas o clientes a las cancelaciones para garantizar la máxima utilización de la autorización

·        Identificar terapeutas sustitutos según sea necesario si se autoriza para un cliente si un empleado no puede entregar sus horas de servicio directo programadas. Maximice la utilización de las horas de terapia autorizadas y la disponibilidad de los empleados.

·        Garantizar que las familias tengan todas las políticas de la empresa y la información de contacto de cada clínica

·        Proporcionar orientación a los equipos responsables del procesamiento eficiente y eficaz de la admisión de clientes y la (re)autorización de las fuentes de financiación aplicables para garantizar el inicio y la continuación oportunos de los servicios al cliente

·        Proporcionar orientación para las necesidades de contratación y garantizar la colocación oportuna de todas las nuevas contrataciones

·        Asegúrese de que todos los materiales y equipos de oficina estén en buen estado y que el personal los cuide adecuadamente.

·        Sea puntual, dé ejemplo y asegúrese de que todo el personal llegue a tiempo con su hora de inicio y finalización de sus sesiones y / o hora de inicio y finalización. Llegue al centro al menos 10 minutos antes de la hora de apertura.

·        Mantener todos los recursos necesarios para que la clínica funcione de manera eficiente, incluidos, entre otros, suministros de oficina, materiales clínicos, mantenimiento de equipos y limpieza de las instalaciones.

·        En caso de cancelaciones o emergencias de última hora, proporcione terapia directa hasta que haya un terapeuta disponible.

·        Completar cualquier tarea adicional asignada por el Gerente de Oficina